Siedzisz na spotkaniu. Szef przedstawia plan, który według Ciebie nie zadziała. Wiesz to z doświadczenia, bo przy podobnym projekcie rok temu pojawiły się te same problemy. Milczysz. Nie chcesz wyjść na osobę, która się czepia. Po dwóch tygodniach plan się sypie, a Ty myślisz: trzeba było coś powiedzieć.

Tę sytuację znam z opowieści wielu moich klientów. W tym artykule pokazuję, jak wyrazić sprzeciw wobec przełożonego tak, żeby Cię wysłuchał, i jak przy tym zachować dobrą relację.

Dlaczego milczymy, gdy nie zgadzamy się z szefem?

Kilka lat temu pracowałam z Martą, kierowniczką działu obsługi klienta w firmie logistycznej. Na pierwszej sesji powiedziała: „Na spotkaniach kiwam głową, a potem przez cały wieczór układam w głowie, co powinnam była powiedzieć”. Marta miała wiedzę, doświadczenie i dobre pomysły. Brakowało jej przekonania, że ma prawo się nie zgadzać.

Za milczeniem stoją najczęściej trzy powody. Pierwszy to lęk przed oceną. Boimy się, że szef uzna nas za nielojalnych albo trudnych we współpracy. Drugi to hierarchia. Wiele osób wynosi z domu i szkoły przekonanie, że z autorytetem się nie dyskutuje. Trzeci to wcześniejsze doświadczenia. Jeśli w poprzedniej pracy ktoś usłyszał, że jego szczerość jest problemem, przenosi tę lekcję do nowego miejsca.

Milczenie ma swoją cenę. Ty tracisz wpływ na decyzje, które dotyczą Twojej pracy. Firma traci informacje, których szef nie ma skąd wziąć. Zespół realizuje plan, w który nikt nie wierzy.

Sprzeciw to nie atak

Wiele osób myli niezgodę z konfliktem. Mówią „nie zgadzam się z tym pomysłem”, a w głowie słyszą „atakuję szefa”. To dwie różne rzeczy. Możesz krytykować rozwiązanie i jednocześnie szanować osobę, która je zaproponowała.

Znaczenie ma też miejsce rozmowy. Szef, który słyszy sprzeciw przy całym zespole, czuje, że musi bronić swojego autorytetu. Ta sama uwaga przekazana w cztery oczy daje mu czas, żeby przemyśleć sprawę bez presji. Dlatego przy ważnych tematach proś o krótką rozmowę po spotkaniu.

Jeśli szef ma napięty kalendarz, napisz krótką wiadomość z prośbą o pięć minut. Podaj temat, żeby wiedział, czego się spodziewać i mógł przyjść przygotowany.

Wyjątek stanowią sytuacje, w których decyzja zapada od razu i później nie da się jej zmienić. Wtedy mów na forum, spokojnie i rzeczowo.

Zanim zabierzesz głos, odpowiedz sobie na trzy pytania

Pierwsze pytanie: czy znam pełny kontekst? Szef często wie rzeczy, których Ty nie wiesz. Zna budżet, ustalenia z zarządem, wymagania klienta. Zanim powiesz „to nie zadziała”, zapytaj: „Co stało za tą decyzją?”. Czasem odpowiedź zmienia Twoje zdanie.

Drugie pytanie: co konkretnie mi przeszkadza? „Mam złe przeczucia” nie jest argumentem. „Termin dwóch tygodni nie uwzględnia testów, które ostatnio zajęły nam dziesięć dni” już nim jest.

Trzecie pytanie: co proponuję w zamian? Sam sprzeciw zostawia szefa z problemem. Sprzeciw z propozycją pokazuje, że myślisz o wspólnym celu.

Jak zbudować komunikat, który szef wysłucha

Na szkoleniach uczę prostego schematu: fakt, skutek, propozycja. Fakt opisuje sytuację bez oceny. Skutek pokazuje, co się stanie, jeśli nic nie zmienimy. Propozycja daje rozwiązanie.

Przykład: „Plan zakłada wdrożenie w dwa tygodnie. Przy ostatnim projekcie same testy trwały dziesięć dni. Jeśli zostawimy ten termin, wypuścimy system z błędami. Proponuję przesunąć start o tydzień albo podzielić wdrożenie na dwa etapy”.

Ten sam schemat działa poza projektami IT. Handlowiec mówi: „Nowy cennik podnosi ceny o 15 procent od przyszłego miesiąca. Trzech naszych największych klientów odnawia wtedy umowy. Jeśli podwyżka wejdzie bez rozmów, ryzykujemy ich utratę. Proponuję wprowadzić nowe ceny dla tych klientów po odnowieniu umów”. W obu przykładach nie ma oceny szefa. Są liczby, konsekwencje i plan.

Unikaj komunikatów „Ty”. Zdanie „Pan tego nie przemyślał” kończy rozmowę, zanim się zacznie. Zdanie „Mam wątpliwości co do terminu i chcę pokazać, skąd się biorą” zaprasza do dyskusji. Mówisz o sobie i o faktach, a nie o błędach drugiej osoby.

Zdania, od których warto zacząć:

„Widzę tu ryzyko, o którym chcę powiedzieć.”

„Mam inne spojrzenie na ten punkt. Mogę je przedstawić?”

„Zgadzam się z celem. Mam wątpliwości co do sposobu.”

Mowa ciała i ton głosu

Możesz mieć dobrze ułożony komunikat i zepsuć go postawą. Skrzyżowane ręce, wzrok wbity w stół, przyspieszone tempo mówienia. Szef odczyta to jako napięcie albo wrogość, zanim usłyszy argumenty.

Usiądź prosto, z dłońmi na stole. Utrzymuj kontakt wzrokowy, ale się nie wpatruj. Mów wolniej niż zwykle i rób krótkie przerwy. Spokojny ton pokazuje, że panujesz nad emocjami i zależy Ci na rozwiązaniu, a nie na wygranej.

Na spotkaniach online zasady są te same. Włącz kamerę, gdy chcesz zgłosić sprzeciw. Patrz w obiektyw, a nie na swój obraz. Zacznij od krótkiej zapowiedzi, na przykład „Chcę dodać jedną uwagę”. Dzięki temu nikt nie wejdzie Ci w słowo z powodu opóźnienia połączenia.

Co zrobić, gdy szef i tak zostanie przy swoim?

Czasem przedstawisz najlepsze argumenty, a szef powie: „Robimy po mojemu”. To jego prawo, bo to on odpowiada za decyzję. W takiej sytuacji sprawdza się zasada znana z firm technologicznych: nie zgadzam się, ale się angażuję. Mówisz otwarcie, że masz inne zdanie, a potem realizujesz plan najlepiej, jak potrafisz.

Do tematu wróć, gdy pojawią się nowe dane. Jeśli ryzyko, o którym była mowa, zaczyna się spełniać, pokaż to rzeczowo i bez „a nie mówiłam”. Szef zapamięta, że dostał ostrzeżenie w porę i nikt nie obrócił jego błędu przeciwko niemu.

Marta po kilku sesjach przetestowała schemat na spotkaniu o nowym grafiku zmian. Jej propozycja nie przeszła w całości. Szef przyjął jednak połowę poprawek i zaprosił ją do zespołu, który przygotowywał kolejny grafik.

Kiedy problem leży głębiej

Jeśli każda rozmowa z przełożonym kończy się napięciem, przyczyną bywa sama relacja, a nie pojedyncze tematy. Zwróć uwagę na sygnały. Unikasz szefa na korytarzu. Długo przygotowujesz się do każdej rozmowy. Po spotkaniach czujesz złość albo bezradność.

W takiej sytuacji pomaga praca z coachem. Na sesjach indywidualnych ćwiczymy konkretne rozmowy i szukamy tego, co blokuje Cię w kontakcie z autorytetem. Asertywności można się nauczyć tak samo jak prowadzenia samochodu czy obsługi nowego programu.

Pięć zasad przed następną rozmową z szefem

1. Sprawdź kontekst decyzji, zanim ją skrytykujesz.
2. Wybierz rozmowę w cztery oczy, jeśli sytuacja na to pozwala.
3. Mów według schematu: fakt, skutek, propozycja.
4. Pilnuj postawy, tonu i tempa mówienia.
5. Gdy decyzja zapadnie, angażuj się w jej realizację i wracaj do tematu tylko z nowymi danymi.

Niezgoda wyrażona z szacunkiem wzmacnia Twoją pozycję w firmie. Szef, który wie, że powiesz mu prawdę, częściej zapyta Cię o zdanie. A Ty przestaniesz spędzać wieczory na układaniu w głowie rozmów, które mogły odbyć się rano.